La conduite de réunion

Il est une maladie en France dont personne ne parle jamais.
Et pourtant ... elle fait plus de victimes que la grippe H1N1 et coûte plus cher aux entreprises que la taxe professionnelle : la réunionite.

Mais quelle calamité !
Ces loooooooongues réunion où l'on se rend en trainant la patte, parce qu'on sait par avance que :

• elle commencera en retard
• l'ordre du jour ne sera pas respecté
• et il y aura toujours le même gars qui a 20 points divers inintéressants à ajouter

Bref, quand on est invité à participer, on ne peut pas forcément faire grand chose, raison de plus pour optimiser les réunions quand on les organise soi-même, c'est toujours ça de pris.

Prendre ou perdre son temps
Pour pouvoir se permettre de prendre son temps à s'attacher à ce qui est vraiment important, il convient tout d'abord de ne pas en perdre.
Quelques pistes pour organiser une réunion de travail efficace :

1. commencer à l'heure
Quelle que soit l'excellente raison de chaque participant d'arriver en retard, l'intérêt global prime sur l'intérêt individuel. Bref, commencez la réunion à l'heure. Ainsi, ceux qui avaient de moins bonnes excuses se dépêcheront un peu plus la prochaine fois.

2. respecter l'ordre du jour
L'ordre du jour doit être bien préparé, parce qu'il devra être respecté le jour J. Alors, oui, ca peut paraitre évident à dire. Mais dans la vie réelle, c'est loin d'être systématiquement respecté.
On peut améliorer l'ordre du jour en détaillant les points et les intervenants attendus.
Il est aussi tout à fait possible de donner des indications de timing intermédiaires.
Par exemple : campagne de comm Janvier : 1.les points positifs : Jonathan. 2. les blocages : Pierre. 3.les résultats : Michel et Marie. Temps total : 20 minutes.

3. recadrer le débat
Il est absolument impératif d'être ferme sur ce point : pas de hors sujet abordé en détail. Si un point intéressant est soulevé lors de la réunion, qui n'est pas dans l'ordre du jour : le reporter à la réunion suivante ou, si priorité, le régler hors réunion, par mail par exemple.

4. distribuer les tâches avec précision
Une nouvelle action va être lancée ? Profitez-en pour définir précisément qui fait quoi et dans quel délai. Si plusieurs personnes sont en charge de la gestion du projet, je recommande chaleureusement l'organisation sous forme de commission, que l'on m'a enseignée à la Jeune Chambre Économique : un directeur de commission et un secrétaire sont nommés dès le départ. A eux de faire avancer le projet de leur côté et de faire des points réguliers, lors des réunions.
La responsabilité du projet est confiée au directeur, ainsi, lors des réunions "générales", le secrétaire de commission fait un simple compte rendu et on s'exonère ainsi des débats qui trainent en longueur et n'intéressent qu'une partie de l'audience.

5. éviter les parasites
Rien de pire que la personne qui passe la moitié du point abordé a discuter de son dernier week-end avec son voisin et qui demande, une fois que le point est fini, des précisions sur ce qui vient d'être répété 3 fois.
Ce n'est pas du tout déplacé de demander le silence ou l'attention de tous, courtoisement mais fermement.

6. capter l'attention
Plutôt que de présider une réunion, je préfère parler d'animation. Personne n'a dit que tenir une réunion sérieusement impliquait forcément le fait de se prendre au sérieux. Ajoutez un peu d'humour de temps à autres, une petite phrase qui réveille, qui fait rire ou sourire. Travaillez votre ton, faites des variations, n'hésitez pas à parler avec conviction et passion. Levez-vous ! Marchez, parlez avec les mains, assurez le spectacle.

En montrant l'exemple, en donnant de vous une image organisée et rigoureuse tout en sachant aborder les différents points avec calme et sérénité, votre auditoire vous prendra au sérieux et s'adaptera à vos méthodes. J'irai même plus loin : il vous remerciera.